貨運代理業務員在因外配訂艙面對的是每一單不同的船東或貨代，根據各家不同的操作規定提供海運服務。
一．配船指南
適用于所提供的各條航線服務以及拼箱服務。
二．訂艙對象及方式
以價格優先，航線好為宗旨，選擇有優勢的船東或貨代訂艙。
訂艙方式：以書面訂艙（填寫訂艙單）
1、訂艙代理指定的托運單格式
2、非指定的訂艙格式（中海托運單的格式）
三．審核托運單訂艙注意事項
在收到經運價中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內容：
1．預配船期
2．箱型，箱量
3．貨名或貨類
4．重量，體積（拼箱必須提供的大約數）
5．起運港/卸貨港/目的港（必須清晰明確）
6．付費條款（需提供并列明是“freight prepaid”或者“freight collect”）
7．運輸條款以及特別注意事項的要求
經過運價中心審核運費無誤后，向船東或貨代訂艙。
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