一、應付買家的網上查詢：分辨哪個是真盤，哪個是假盤;
應該要有一個辨偽程序，否則一旦業務做開，你會淹沒在電子郵件的海洋里。一般從買家查詢的內容，你就能判斷出來哪些是實盤，哪些是虛盤。應該重點處理那些針對性很強的、可以稱得上是詢盤的電子郵件。對于無價值的 詢盤 ，要敢于果斷舍棄。如果以為每個 詢盤 都是要向你買貨未免過于天真。有的詢盤過于空泛，也許只是客戶做市場調查的一種手段。如果你不放棄空泛的信息，可能你每天只能做一些處理電子郵件的事了。
二、處理買家的查詢一定要注意方法和技巧;
要善于透過電子郵件的表象看到深層去，了解詢盤者真正的用意。他是否是真正的買家或者中間商甚至是你的競爭對手?他購買的動機是什么?他的購買能力如何?掌握這些以后，你就可以有高超的回復處理能力，能夠抓住客戶的心理，讓買家更快、更好的了解你的企業及產品。
三、熟悉自己的產品與同行的產品：質量和價格;
要非常清楚你的產品包括質量是否適合目標市場?要設法了解國內其它同行的質量和價格水平。現在獲取同行的產品信息是多么輕松啊!您要明白，一份詢盤，國外客戶不會只發給你一家，而會同時發給很多供應商。只有你的產品質量及價格優于同行，才有可能最終獲得 定單 。
四、處理電子郵件的八字方針：簡單、可信、恰當、快速;
a.簡單：語言要簡煉，不要羅羅嗦嗦，言之無物。要知道，很多國外商人的耐心是很差的，你浪費他的時間就等于在謀財害命。
千萬不要小看處理電子郵件的藝術，我告訴你，很多 外貿 業務員其實都不懂如何寫一封好的電子郵件。 其中的關鍵就在于你能否很好的把握買家詢盤的真正意圖，從而給他最需要的最有針對性的答復。
b.可信：簡單并不是要你省略最基本的禮儀，我相信任何一個人都不喜歡不禮貌的回復。和買家開始聯系時還要注意，在電子郵件的后面，一定要附上你詳細的聯系方式，包括你的姓名、職位、公司名、電話、傳真、e-mail地址、網址和公司地址等信息內容，給對方一個很正規的印象。有些廠商答復時常常丟三落四，很容易給人留下不良印象。
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