在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標簽與item no.品名.
(一)如以海郵或空郵寄出者,應打收件人地址、姓名、電話、標簽及sample
invoice五聯,在第四聯上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯隨同樣品裝入箱內。第一聯寄客戶,第二聯交收發歸檔,第五聯自存。
1.如樣品數量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費者,應于sample invoice上注明sample
charge并去函向客戶索取樣品費及郵費。
2.每3個月依自存的第五聯sample invoice清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用,打debit
note用會計科長名義向客戶索齲 3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內
4.如寄出smp需辦出口配額者,承辦助理應特別注意事先辦理。
(二)如以航空貨運方式寄出者,應打sample
invoice六聯單價打上虛價(不實的價格)第一聯于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯由航空貨運公司簽名后交秘書室收發人，六聯自存。收到航空貨運公司提單應核對航空運費、客戶地址及班機是否正確,如航空貨運公司計算傭金時核對,其余交秘書室存檔,如航空運費為本公司支付者,須客戶確實收到貨品時才可簽付運費。
(三)所有寄出國外的樣品須由經理過目,再行寄出。
客戶來電來函來樣品
(一)收到客戶來電來函,應立即請示經理如何處理。
(二)收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發報價等,應即請示主管經理。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。
(三)主管經理外出時,營業助理應在自己能力范圍內所能管的事先行管理,主管經理返公司后,再呈報處理經過如系緊急事項,應設法與主管經理取得聯絡,以便迅速處理。
須經確認樣品、印刷品
(一)如國內訂單上載有樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭經國外客戶確認通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關外務員,留底一份交裝押簽收,并在原國內訂單裝運聯上登記后再交回營業助理留存。如以電話通知工廠,應補寄通知以便安排出貨。
(二)客戶正式確認通過的樣品,應會知有關外務員或科長,規格正確以便驗貨。
驗貨
(一)如非專案訂單因訂購數量小或外務員忙碌,因地區偏遠無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質差,外務人員不能決定可出貨時,外務人員來電或來函通知，營業助理應即請示主管經理如何處理。但北部地區、廣州地區不論任何情況,應通知外務員必須親往驗貨。
(二)營業助理因解決重要問題須往工廠時,應填出差申請表返回公司后憑出差報告表,向總務科請領差旅費。
(三)所有訂單的驗貨聯均由管制中心直接寄交外務員,以便協助催貨,如助理需到倉庫驗貨,自行找裝運聯或留底聯。
申請國外(內)傭金賠償
(一)營業助理填妥申請書,送呈主管經理、總經理簽名核準送交押匯科長,如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會計,一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠請款時扣除,如是親交來公司的客戶,須備妥收據及護照影本送交會計制單。
(申請書為四聯,其中一份留底)
(二)在支付國外傭金時必須:
1.與國外公司訂傭金可在任何地點支付的契約影本交會計。
2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據支領。
(三)押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關會計簽收一份,另一份交稽核。
對樣品處理
(一)出貨樣品:營業助理必須取得并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。
(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經理后,應附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即送采購部有關科長編資料。
(三)承辦助理收到新樣品,應從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。
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