接著說單證，也就是文件。這個職位相對來說是比較簡單的，但要成為一名優秀的單證，還是需要努力的。當初在我的概念里，單證無非就是做做提單確認，打打提單，輸輸費用，沒什么技術含量的。不過后來才明白，雖然我沒有做過專職的單證，通常都是操作單證一個人做的，但是在以往的操作過程中，容易出錯的環節卻往往是單證負責的范圍。比如把提單上的運費條款搞錯，比如因為習慣而把包裝類型打錯之類的。
單證必須耐心細致，這是不容置疑的。提單確認應該掌握好時間，開船當天雖然在理論上還是來得及進行確認的，但是畢竟太匆忙，一旦有意外情況發生，比如客戶出差無法聯系之類的，就只能進行事后更改，產生不必要的費用和麻煩。但是太早也不完全可行。很多客戶在離開船日期尚遙遠的時間里收到提單確認件，是不會理會的。因為貨物的正確數據他們自己還無法確認。這時，如果單證本身鍵忘或者太過忙碌，就會把這件事情暫時忘記，也不會去催促客戶。當最后突然想起來，結果就如同太晚發出提單確認件是一樣的。基本上，開船前兩天可以開始要求客戶進行確認。有些貨代公司的關于單證的操作流程基本是在已配艙已報關已進港之后，file才開始由操作手中轉到單證手中，這樣就可以避免這個問題。
對照客戶的確認件，應該準確修改每一處。如有一點看不清的地方，不要怕麻煩，一定要保證提單完全是正確的。如果給客戶的是自己公司的提單，對于訂艙單位的提單確認，也要仔細修改，認真核對。尤其是碰上做信用證的客戶，他們對提單正確性的要求幾近變態。可是沒有辦法，單證只能照做。有時侯在收發貨人或者品名描述中，會發現有一個或幾個單詞明顯拼寫錯誤，甚至客戶會將正確地改成錯誤的。這時不要擅自想當然地改成正確的，而應該及時跟客戶確認一下。很多時候，信用證上的內容本來就出現了錯誤。而提單卻必須嚴格按照信用證的內容，哪怕是拼寫錯誤。否則會影響到銀行結匯。
另外還有一個重要的問題。提單確認的時候應該用書面形式讓客戶確認提單的形式，正本或者電放。對于是否要求電放保函的問題，我發現各個公司不盡相同。但是原則上，為了保護公司自身的利益，每一種保函還是必不可少的。但是我也想過一個問題，有很多保函都可以使用傳真件。那萬一發生問題，客戶完全可以說他們不曾出具過保函。而且，我也已經發現了偽造正本章的方法，非刻章。赫赫，在此就不透露了。這些問題有些困惑，不過目前似乎也沒有人能明確告訴我。
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